Thuiswerken als extra organisatierisico?

Door: dr. ir. Martin van Staveren MBA

Luis in de pels van wollige managementtaal, columniste Japke-d. Bouma, was er onlangs zeer stellig over in een van haar columns. Thuiswerken zal nooit de norm worden. Waarom niet? Omdat thuiswerken geen status heeft. Allerhande baasjes, van eigentijdse ‘chapter leads’ tot ouderwetse afdelingshoofden, ze hebben hun mensen maar al te graag om zich heen. Dit bij voorkeur in een glanzende kantoorsetting met alle entourage die daarbij hoort. Dit is iets wat ze allemaal moeten missen, thuis op de zolderkamer. Echter, er is nog een heel andere reden, eentje die aan de ego’s van leidinggevenden voorbijgaat: thuiswerken leidt tot extra risico’s voor de organisatie.

Ondanks de vele geweldige digitale mogelijkheden, thuiswerken blijft heel anders dan in de vertrouwde kantoortuin. Spontane ontmoetingen bij koffieapparaat en printer: ‘Das war einmal’. Overleg is digitaal en daarmee tweedimensionaal geworden. Niet alleen flink vermoeiend, als dat het grootste deel van de werkdag beslaat. Naast het spontane praatje is er ook nog het gemis aan non-verbale communicatie, waardoor de vaak zo waardevolle nuances van menselijke interacties verborgen blijven.

Prikkelende vraag

Onlangs sprak ik – uiteraard via het beeldscherm – twee jonge medewerkers die als voorbereiding op een webinar een prikkelende vraag stelden: ‘Heeft thuiswerken eigenlijk effect op het risicoprofiel van de organisatie?’ Ofwel, leidt thuiswerken tot extra of andere risico’s voor de organisatie? Deze vraag gaat een stuk dieper dan de uitgekauwde kans dat iemand thuis de kantjes vanaf loopt. De jonge medewerkers doelden op iets heel anders: de mogelijkheid dat risico’s makkelijker de organisatie binnenglippen, vanwege de afwezigheid van al die dagelijkse, spontane gesprekjes op kantoor. Risico’s die bijvoorbeeld ontstaan de ‘zwakke signalen’, die vage maar wel belangrijke indicaties van naderend onheil, thuis makkelijker over het hoofd worden gezien. Signalen van onderliggende risico’s die op kantoor wel tijdig zouden zijn opgemerkt en aangepakt, juist door die spontane ontmoetingen bij het koffieapparaat en de printer.

Wat zegt de wetenschap?

Een mogelijke oorzaak-gevolg relatie tussen thuiswerken en extra risico’s voor de organisatie, zelf had ik het nog niet bedacht. Wel bleef de vraag me intrigeren. Dus maar een duik genomen in de recente literatuur over thuiswerken en risicomanagement. Ook in de wetenschap blijkt de relatie tussen thuiswerken en extra organisatierisico’s grotendeels een blinde vlek. Slechts een handjevol artikelen is er over te vinden. Zo is er wat aandacht voor de toegenomen digitale afhankelijkheid en daarmee het belang van gedegen cyber security. In de periode van februari tot en met april van dit jaar stegen de cyberaanvallen op financiële instellingen bijvoorbeeld met 250 procent. Het fenomeen phishing, pogingen van criminelen om via valse e-mails bijvoorbeeld inloggegevens te krijgen, nam zelfs met 600 procent toe. Iets om rekening mee te houden.

Onderzoekers vanuit andere vakgebieden signaleren een toename van operationele risico’s binnen organisaties door overbelaste en daardoor gedemotiveerde medewerkers. Ook leidt dit tot een afname in productiviteit en daarmee winstgevendheid. De British Psychological Society biedt hiervoor overigens een remedie, via een praktische benadering om de fysieke en psychologische risico’s van thuiswerken te minimaliseren. Dit betreft onder meer hulp bieden (aan anderen én aan jezelf), je leren aanpassen aan veranderingen en werkdruk wegnemen via een goede privé-werkbalans. Vanzelfsprekend zijn dit onderwerpen om regelmatig te bespreken tussen leidinggevende en medewerker (bij voorkeur niet via het beeldscherm). Het inschatten en aanpakken van thuiswerkrisico’s door de werkgever is overigens een expliciet onderdeel van de benadering van de Britse psychologen.  

Wat vindt de praktijk?

Wat vinden professionals die thuis werken er eigenlijk zelf van? Zien zij thuiswerken zelf ook als een organisatierisico? Een poll op LinkedIn gaf een bijna Noord-Koreaanse uitslag op de volgende vraag: Heeft thuiswerken, met voornamelijk digitaal contact, naar verwachting effect op het risicoprofiel van de organisatie waarvoor je werkt?

Ja, gaf 92 procent van een zeer diverse groep van 48 respondenten als antwoord. De ja-stemmers konden kiezen uit twee oorzaken: meer risico’s door minder direct contact en meer risico juist door het optreden van nieuwe risico’s. In totaal 36 procent gaf aan dat het risicoprofiel van de organisatie toeneemt door minder direct contact. Als toelichting werd bijvoorbeeld het verschuiven van informele communicatie naar hoofdzakelijk formele communicatie gegeven, met als resultaat verlies aan afstemming en sociale cohesie.

In totaal 56 procent gaf nieuwe risico’s als hoofdoorzaak van het hogere risicoprofiel. Eén van de nieuwe risico’s, die zich volgens een IT-expert al als probleem manifesteert, is het omgekeerde gebruik van de informatietechnologie. Leidinggevenden en medewerkers communiceren nu immers van buiten (thuis) naar binnen (organisatie), waarbij dat een voorheen van binnen naar buiten was. Op dit laatste is de IT-infrastructuur van organisaties ingericht, niet op het eerste. Het is dus alsof je met je auto steeds achteruitrijdt, in plaats van vooruit. Dit vraagt om extra alertheid, want ineens zitten de bestuurbare wielen aan de achterkant en niet meer aan de voorkant. Het gevolg in de huidige praktijk: processen vertragen, haperen en gaan minder soepel functioneren. Dit heeft vervolgens gevolgen voor organisatorische succesfactoren als kwaliteit, veiligheid, kosten, tijd en reputatie.

Op naar oplossingen

Gelukkig, er zijn ook oplossingen aangedragen door de professionals in de poll. Praktisch toepasbare oplossingen, die door een deel van de 8 procent aan nee-stemmers al worden toegepast. Denk aan het organiseren van een ‘digitale koffiecorner’. Ok, dit is natuurlijk niet écht spontaan. Het kan wel een waardevol dagelijks digitaal hoekje worden. Een hoekje waar informeel opmerkelijke signalen worden besproken, waar onzekere kwesties worden afgestemd en waar de laatste nieuwtjes worden uitgewisseld. Zo ontstaat een digitale ‘ritselruimte’ die zorgt voor de benodigde flexibiliteit en creativiteit. Naast het opmerken van risico’s kunnen ook nog kleine foutjes in werkzaamheden op tijd worden opgemerkt en aangepakt. Ver voordat ze escaleren tot echte problemen met echte consequenties.

Conclusie én drie nieuwe vragen

Wat is de voorlopige conclusie uit dit kleinschalige onderzoek? Thuis werken lijkt vanuit de nog karige literatuur en de bevraagde professionals inderdaad te leiden tot extra risico’s voor de organisatie. Extra, in de betekenis dat die risico’s niet spelen als iedereen weer als vanouds op kantoor zou werken. En ondanks de stelligheid van Japke-d. Bouma, het is maar zeer de vraag of dat als vanouds op kantoor werken wederom de norm wordt. Tot die tijd lijkt het wijs om de extra risico’s van thuiswerken niet te overdrijven, maar ze wel serieus te nemen. Meer nog dan op kantoor vraagt dit om het volgende: maak het omgaan met risico’s tot onderdeel van de dagelijkse routines. Dit kan ook digitaal en op afstand, eenvoudig door elkaar in alle formele én informele gesprekken steeds weer drie vragen te stellen. Vraag één: wat willen we, wat is ons doel of beoogde resultaat? Vraag twee: wat is daarbij onzeker, met welke mogelijke gevolgen en voor wie? En vraag drie: wat gaan we daar al dan niet aan doen, voor wie en met wie? Drie eenvoudige dagelijkse vragen dus, om de extra bedrijfsrisico’s van thuiswerken tijdig te zien en waar nodig aan te pakken. Wat een kans, voor nu en de komende tijd.  

Martin van Staveren adviseert, doceert en schrijft over realistisch(er) omgaan met onzekerheden, risico’s én kansen. Hij schreef de boeken Risicogestuurd werken in de Praktijk en Risicoleiderschap: Doelgericht omgaan met onzekerhedeDr. Martin van Staveren schrijft, adviseert en doceert over realistisch(er) omgaan met onzekerheden, risico’s én kansen. Hij schreef de boeken Risicogestuurd Werken en Risicoleiderschap. Onlangs verscheen zijn nieuwe boek Iedereen risicoleider: waarde realiseren en behouden in een onzekere wereld.n. Op 15 juni verschijnt zijn nieuwe boek Iedereen risicoleider: Waarde realiseren én behouden in een onzekere wereld.

Ga nu vooral zélf met risicomanagement aan de slag

Door: dr. ir. Martin van Staveren MBA

In het artikel Elk bedrijf wil nu een risicomanager (Financieel Dagblad, 7 mei 2020) wordt vanuit de Verenigde Staten beschreven waarom juist nu veel bestuurders zoeken naar experts op het gebied van risicomanagement. ‘Er komen de komende tien jaar miljoenen banen bij’, zo voorspelt een senior adjunct-directeur bij een verzekeringsmaatschappij. Zach Finn, verantwoordelijk voor een universitaire risicomanagementopleiding, is blij dat zijn vakgebied niet meer aan de zijlijn staat. ‘We krijgen eindelijk respect voor de bindende rol die we in de wereld spelen’, zo stelt hij. Dit klinkt als een ondergewaardeerd vakgebied dat eindelijk kan gaan stralen. Hoe realistisch zijn deze verwachtingen, vanuit een Nederlands perspectief?

In 2009, tijdens de financiële crisis, is in Nederland het eerste nationaal onderzoek naar risicomanagement uitgevoerd door onder andere Nyenrode Business Universiteit en de Rijksuniversiteit Groningen. De voorzijde van het resulterende rapport, Risicomanagement in tijden van crisis (voor en na) is veelzeggend: een kaartenhuis. De conclusie uit rapport: risicomanagement staat nog in de kinderschoenen. Vijf jaar later voerden dezelfde partijen het tweede nationaal onderzoek risicomanagement uit, nu met als prikkelende titel Hoeveel zijn we opgeschoten na de crisis? Het antwoord op deze vraag is kort en bondig: eigenlijk niets. In 2014 blijken ruim 700 organisaties uit tien sectoren nauwelijks beter te scoren dan vijf jaar daarvoor: gemiddeld een 4,5 op een schaal van 1 tot 10. Hoe zou het anno nu zijn? Oftewel, wat leert het derde nationaal onderzoek risicomanagement ons? Vooralsnog ook niets, want dat derde onderzoek is er nooit van gekomen.

Intussen zitten we middenin een nieuwe crisis. Een crisis met een voorspelde omvang en duur die ons bijna doet terugverlangen naar de jaren 2007 – 2008. Een ongekende crisis, die veel verder reikt dan de financiële sector, waarbij diezelfde financiële sector tot op heden een baken van stabiliteit blijkt. Zou dit dan toch een effect zijn van het in die sector ontwikkelde risicomanagement van de afgelopen jaren? Alleen, wat is het lastige van risicomanagement? Je kunt zelden achterhalen wat er was gebeurd als je minder of juist meer beheersmaatregelen had genomen.

Wat de Nederlandse ervaringen met risicomanagement de afgelopen jaren wel leren is dat enige bescheidenheid op zijn plaats is. Dit terwijl bedrijven en andere organisaties een krachtige manier van omgaan met risico’s nu misschien wel meer dan ooit nodig hebben. Wat vraagt dit van het risicomanagement, van risicomanagers en van de rest van elke organisatie? Drie aandachtspunten, vertaald in concrete adviezen.

Wat betreft het risicomanagement, maak het niet te ingewikkeld. De huidige crisis is complex, wat betekent dat er talloze veranderende factoren zijn die we niet kunnen voorspellen. Ook niet met de meest geavanceerde risicomodellen. Paradoxaal vraagt complexiteit om een terugkeer naar de essentie. De essentie van risicomanagement is terug te brengen tot drie vragen die we onszelf en elkaar steeds weer kunnen en moeten stellen: Wat is het doel, voor wie? Wat is daarbij onzeker, voor wie? Wat kunnen we daaraan doen, voor wie? Hierbij helpt een eenvoudige risicodefinitie, die in verscheidene internationale richtlijnen wordt benut: risico is het effect van onzekerheid op een doel. Dé twee grote winstpunten van deze risicobenadering: risicomanagement wordt doelgericht en ook kansen, positieve effecten van onzekerheid, doen mee.

Wat betreft de risicomanagers: maak risicomanagement niet te ingewikkeld. Verschuil je niet achter ingewikkelde modellen en terminologie. Ga het gesprek aan met behulp van de drie vragen. Maak onzekerheden expliciet, benoem verschillen in percepties over risico’s en accepteer daarbij de subjectiviteit van risico’s. Samengevat: help de organisatie om risicomanagement heel ERG te maken: Expliciet, Realistisch en Gestructureerd.

Tot slot een oproep aan alle andere leidinggevenden en professionals in elke organisatie, alle niet-risicomanagers: Verdiep je nu eens in de essenties van risicomanagement. Besteed dat niet uit aan de risicomanager. Vrij na David Packard, een van de oprichters van Hewlett-Packard, risicomanagement is te belangrijk om aan de risicomanager over te laten. Maak de drie essentiële risicovragen tot routine in je dagelijkse werk. Zoek ondersteuning van de risicomanager, maar ga nu vooral zélf met risicomanagement aan de slag.

Martin van Staveren adviseert, doceert en schrijft over realistisch(er) omgaan met onzekerheden, risico’s én kansen. Hij schreef de boeken Risicogestuurd werken in de Praktijk en Risicoleiderschap: Doelgericht omgaan met onzekerheden. Op 15 juni verschijnt zijn nieuwe boek Iedereen risicoleider: Waarde realiseren én behouden in een onzekere wereld.

Voor meer informatie: www.vsrm.nl. Voor vragen of opmerkingen: info@vsrm.nl.
Link naar genoemd artikel uit het Financieel Dagblad: https://fd.nl/futures/1342563/elk-bedrijf-wil-nu-een-risicomanager

De risico’s van een private lease en een tweedehandsje

Steeds vaker word ik als directeur Personal & Corporate Finance gevraagd: “Wat vind jij nou van private lease?” Laatst nog had ik een bespreking met een collega directeur. Zijn zoon had zijn oog laten vallen op een nieuwe wagen. De financiering ervan zou geschieden door middel van private lease. Nou gun ik iedereen een nieuwe auto, maar ik gun ook iedereen een onbezorgde financiële toekomst en deze twee zijn niet altijd goed te combineren. Ik had de behoefte om aan mijn collega, een drukbezet man, met concrete argumenten en een praktijkvoorbeeld uit het verleden mijn standpunt duidelijk te maken. Ik neem u graag mee in onze dialoog.

Vroeger, vertelde ik hem, kocht ik van mijn spaargeld een tweedehands Volkswagen Jetta. Het was zelfs de iets luxere variant, want hij kreeg de toevoeging Pacific. Al met al kostte deze wagen bijna 14.000 hele guldentjes, omgerekend een dikke € 6.000,-. Mijn broer bezat een Nissan Sunny. Ook een wagen met de nodige levenservaring en kilometers op de teller. Het was qua design niet veel bijzonders, maar één ding was het wel, de auto was van ons. En we waren er zuinig en toch ook trots op. Ook de lokale autosloper had aan ons een goede klant. Met name de tweedehands onderdelen voor mijn Volkswagen waren rijkelijk vertegenwoordigd op het autokerkhof. Met een kilometer stand van boven de 400.000 is mijn Volkswagen verkocht aan iemand die er mee naar Marokko afreisde. Hij had zijn geld meer dan opgeleverd.

De addertjes van private lease

Het sluiten van een leasecontract is als thuiswonende niet erg ingewikkeld. Maar er zitten nogal wat addertjes onder het gras, die vader en zoon niet altijd goed kunnen overzien. Zo is er na het sluiten van een private leaseovereenkomst weinig ruimte over voor een hypothecaire financiering. Als u het als ouders toejuicht dat kinderen tot hun 30e of 40e thuis blijven wonen, stimuleer ze dan vooral om zo’n overeenkomst te sluiten.

Daarnaast zijn er nog andere onderbelichte risico’s aan private lease. Om te beginnen dat het aantal kilometers dat contractueel is overeengekomen vaak vastgesteld is op 10.000 kilometer per jaar. Meer kilometers worden uiteraard in rekening gebracht, maar minder kilometers worden niet vergoed. Daarnaast gaat men voor de berekening van de verzekeringspremie uit van weinig tot geen schadevrije jaren, maar men bouwt ook weinig tot geen schadevrije jaren op. Ook kleven aan het tussentijds opzeggen van de overeenkomst de nodige financiële nadelen. Het afkopen van een private leasecontract is zeker niet gratis.

Misleidende reclame

Ten aanzien van de reclame-uitingen heb ik ook nog wat kritische opmerkingen. Bij private lease wordt er vaak geadverteerd met 0% fiscale bijtelling. Dit vind ik toch wel een bijzonder slecht verkoopargument. Fiscale bijtelling is een bedrag dat wordt opgeteld bovenop op het maandsalaris indien men gebruik maakt van een zakelijke leaseauto. Bij een leaseauto komen alle kosten voor rekening van de werkgever. De belastingdienst ziet dit als loon in natura. Fiscale bijtelling houdt in dat men over deze bijschrijving ook belasting moet betalen. Adverteren met 0% fiscale bijtelling is dus flauwekul. Er is op geen enkele wijze sprake van loon in natura in het geval van private lease.

Ook zijn de geadverteerde tarieven voor de basisuitvoering. Wil je extra opties of duurdere velgen? Dan ziet men het geadverteerde tarief snel stijgen!

Maar er zijn ook voordelen!

Zijn er dan überhaupt wel goede redenen te bedenken voor private lease? Zeker wel. Er is een grote groep werknemers in Nederland die de beschikking heeft of had over een leaseauto. Mocht hierin door het veranderen van baan of functie de leaseauto komen te vervallen en men heeft een functie met veel zakelijk betaalde kilometers, dan is private lease zeker een overweging. Ook voor senioren kan het gemakshalve interessant zijn. Er is geen omkijken meer naar het onderhoud, want ook mijn tweedehandsje had een nadeel. Het gebruiksrisico was namelijk geheel voor eigen rekening. Tegen mijn collega wil ik nog zeggen, ga op een zaterdag maar eens lekker tweedehands auto’s kijken met je zoon. Dit zijn de betere vader en zoon uitjes en schop eens lekker als volleerd autokenner tegen de bandjes!